Làm thế nào để khi gửi email marketing không bị vào spam, hoặc junk mail là một trong những câu hỏi đặt ra thường xuyên với người làm digital marketing, bài viết này mình chia sẻ với các bạn cách thức hoạt động của bộ lọc spam dựa trên kiến thực học được cũng như kinh nghiệm triển khai thực tế email marketing cho doanh nghiệp, mình gom nhặt tổng hợp lại những ý cơ bản để mọi người dể hiểu và có thể thực hiện theo.

gửi email marketing không bị spam 1

Vấn đề đầu tiên đó là mà mọi người nên quan tâm đó là cách thức hoạt động của bộ lọc spam như thế nào ?

Các bộ lọc email được lập trình sẵn rất nhiều tiêu chí để đánh giá 1 email có phải là spam hay không, ví dụ những cụm từ giống spam như “CLICK HERE” hay “MIẾN PHÍ! MUA NGAY!”. Mỗi tiêu chí như vậy tương ứng với 1 số điểm. Tổng số điểm đạt tiêu chí của một email, cộng lại sẽ ra điểm spam (spam score). Bộ lọc spam sẽ check spam dựa vào các yếu tố trong một mail gửi đến như header, body, subject, reverse dns, URIBlacklist, keyword …
+ Chú thích cho các từ chuyên môn:
Content filters (Bô lọc nội dung): Xem xét các nội dung trong một tin nhắn để xác định xem nó là thư rác hay không?
Header filters (Bộ lọc Header): Xem xét các tiêu đề email để tìm kiếm thông tin giả mạo.
URL Blacklist: Là khi các website dùng các tool, thủ thuật tăng rank mà Google cấm như: dùng các thủ thuật SEO “mũ đen” như cloaking, link farms, doorway pages, submit quá nhiều….Thường xuyên thay đổi nội dung, tên miền, hay thậm chí là giao diện. Các domain mua backorder cũng thường không được index. Dẫn tới địa chỉ URL bị khoá, điều này làm ảnh hưởng tới việc gởi mail, hay thậm chí mail của Quý khách sẽ không vào Inbox được.
IP BlackList: Trường hợp này do các tài khoản trên Server gởi Spam mail số lượng lớn (Thường là các máy chủ share hosting), dẫn tới IP bị các tổ chức SPAM trên thế giới cho vào Black List. Sau khi kiểm tra, xử lý các vấn đề liên quan thì các bạn có thể liên hệ với các tổ chức chống SPAM nhằm loại bỏ đia chỉ IP ra khỏi Black List.
Nếu điểm spam của bạn vượt ngưỡng cho phép, bạn sẽ đi vào hộp thư rác mà không cần bàn cãi.
Danh sách các tiêu chí của spam vẫn tăng đều và rất hiệu quả. Mỗi khi ai đó nhấn vào nút “báo cáo spam” trên chương trình duyệt email, các bộ lọc sẽ tiếp thu ngay. Thậm chí, các bộ lọc còn chia sẻ “kiến thức” cho nhau để ngày càng trở nên hoàn hảo. Tuy không có một công thức cụ thể giúp bạn thoát các bộ lọc một cách hiệu quả tuyệt đối, nhưng vẫn có một vài lưu ý để bạn cần tránh để thư của bạn không vào thùng rác của người nhận, hoặc ít nhất cũng hạn chế được phần nào, dưới đây là một số tiêu chí quan tâm bạn không nên bỏ qua khi gửi email marketing không bị spam

gửi email marketing không bị spam 2

– Độ tin cậy của tên miền

Tên miền nó gần như gắn liền với tên thương hiệu vậy, do đó nếu thương hiệu bạn uy tín có độ tin tưởng cao với người dùng thì luôn được khách hàng đánh giá cao, và ngược lại nếu tên miền không có độ tin cậy cao hoặc bị liệt vào BlackList của công cụ quản lý mail/lọc mail sẽ dễ khiến email bị gửi vào Spam. Nếu trước đây bạn dùng tên miền này cho các mục đích như spam mail, phát tán virus… thì khả năng cao là tên miền của bạn đã bị dính BlackList. Điều này sẽ khiến email gửi đi bị chặn bởi bộ lọc Spam và bị đẩy vào Spam box.
Cách khắc phục sẻ như thế nào:
Nếu bạn sở hữu tên miền “sạch”, hãy duy trì điều này bằng cách tránh gửi mail với các mục đích không lành mạnh.
Nếu tên miền của bạn có độ tin cậy thấp, bạn có thể mua tên miền mới. Bạn có thể kiểm tra tên miền của mình có bị liệt vào BlackList không tại đây: https://mxtoolbox.com/
Lưu ý: Hiện tại google Gmail vừa cập nhật bộ lọc Spam. Theo đó, các email chứa đường dẫn (link) sẽ bị đánh là SPAM và bị cảnh báo: “Be careful with this message. The email contains a suspicious link that was used to steal personal information. Unless you trust the sender, don’t click links or reply with personal information” hoặc thông báo bằng tiếng Việt: “Hãy thận trọng với thư này. Thư này chứa liên kết đáng ngờ đã được sử dụng để lấy cắp thông tin cá nhân của mọi người. Không nhấp vào liên kết hoặc trả lời kèm thông tin cá nhân trừ khi bạn tin tưởng người gửi.”. Do đó, bạn cần check xem domain của link có nằm trong anti-spam services như: Spamhaus, Spamcop, Barracuda hay không và gửi thử email tới địa chỉ Gmail của mình để đảm bảo link không bị chặn.

– Địa chỉ dùng để gửi mail

Dùng địa chỉ email chung như info@bmmdigital.com để gửi mail sẽ khiến bộ lọc thư rác dễ lọc thư của bạn vào Spam box. Vì bộ lọc Spam cho rằng các địa chỉ như vậy thường dùng để gửi email marketing, gửi spam mail hàng loạt.
Khắc phục:
Dùng các tài khoản email tên riêng sẽ hiệu quả cao hơn ví dụ: baolv@hiu.vn. Hạn chế dùng các tài khoản info để gửi marketing.
Thêm trường tên người dùng vào email. Điều này không chỉ giúp email tránh bộ lọc thư rác mà còn làm tăng thiện cảm với người dùng, tăng tỷ lệ mở mail.

gửi email marketing không bị spam 3

– Nội dung email

Đây là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến việc mail có bị vào SpamBox hay không. Google nói riêng và các dịch vụ mail khác nói chung có thuật toán lọc email ngày càng thông minh, vậy nên điều quan trọng nhất là email cần mang lại sự hữu ích cho người dùng. Sau đây là một số lưu ý về nội dung, hình thức và cách gửi mail phù hợp:
Hình thức:
– Không dùng quá nhiều hình ảnh, hình ảnh quá to, dung lượng lớn. Hạn chế gửi mail chỉ có 1 hình ảnh lớn, không có hoặc rất ít text (bởi vì các bộ lọc không xem được hình, nên sẽ liệt vào spam mail).
– Không nên VIẾT HOA/in đậm/in nghiêng toàn bộ tiêu đề và nội dung.
– Không nên quá nhiều font chữ, quá nhiều cỡ chữ, màu sắc. Màu chữ không nên gần giống màu nền email.
– Không chèn link quá nhiều, không sử dụng link rút gọn.
– Không nên sử dụng quá nhiều định dạng HTML.
– Không thêm Javascript, mẫu code hoặc video vào email.
– Tránh copy từ word hay bài viết website vào mà không cắt giảm định dạng.
– Không nên sử dụng nhiều ký tự đặc biệt, ký tự thừa, dấu chấm than, chấm hỏi liên tục,…!!!!!!!!!!!!!
– Tránh sử dụng file đính kèm, thay vào đó hãy chia sẻ đường link để khách hàng truy cập.
– Email phải có liên kết hủy đăng kí để khách hàng có thể hủy đăng ký nhận thư bất cứ lúc nào. Nếu email có thêm phần người dùng tự cấu hình hủy nhận email như thế nào thì càng tốt.
Nội dung:
– Nên cá nhân hóa nội dung email. Bộ lọc mail sẽ hiểu được bạn đang gửi đúng người, đồng thời dùng ngôn từ lịch sự, có xin lỗi, cám ơn.
– Không nên chèn từ khóa lôi kéo, spam, lừa đảo vào tiêu đề và nội dung.
– Phần chân của email chứa thông tin ngắn gọn về doanh nghiệp, địa chỉ, liên hệ.
– Hạn chế sử dụng các cụm từ spam như: Nhấn vào đây, Cơ hội duy nhất trong đời, miễn phí, khuyến mại, giảm giá, kiếm tiền, bấm vào đây… (Tham khảo Cách soạn nội dung email).
– Tiêu đề và nội dung mail không được giống nhau hoàn toàn.
– Kiểm tra lại nội dung bằng công cụ check điểm SPAM tích hợp trong giao diện soạn thảo email. Điểm tối thiểu nên thấp nhất (khoảng 1.5) và không còn từ khóa spam nào bị phát hiện (Xem mục 2.3. Tạo nội dung email)
Cách gửi:
– Hạn chế gửi đến nhiều người nhận trong cùng 1 công ty (tường lửa email của công ty sẽ cho rằng đó là 1 cuộc tấn công spam).
– Tiêu đề và nội dung mail không được giống nhau hoàn toàn.
– Gửi thử mail test tới các địa chỉ email khác nhau (…@gmail, …@yahoo,…) trước khi gửi hàng loạt, sau đó kiểm tra và điều chỉnh lại mail để đảm bảo không vào Spam box.

gửi email marketing không bị spam 4

– Cấu hình tăng cường độ tin cậy cho mail gửi đi

Bạn cần phải cấu hình đầy đủ các bản ghi SPF, DKIM, Domainkeys… nhằm tăng tính tin cậy khi gửi mail đồng thời luôn đảm bảo IP Server không bị các tổ chức liệt vào danh sách đen (blacklist). Thông thường nếu ip server bị các tổ chức như Spamhaus, Spamcop, SORBS-SPAM, … thì mail gửi đi có khả năng bị từ chối.

– Hành vi của người nhận mail

Trong danh sách email bạn gửi sẽ có hai loại người nhận: người dùng đã đăng ký nhận mail và người dùng không đăng kí nhận mail. Nếu bạn gửi thư cho người dùng không đăng kí nhận mail, rất có thể họ sẽ khó chịu và đánh dấu email của bạn vào Spam box. Nếu trường hợp này xảy ra nhiều lần, địa chỉ email của bạn sẽ bị đánh giá là có độ tin cậy thấp, làm giảm tị lệ mail vào inbox, tăng tỉ lệ mail vào Spam box.
Khắc phục:
Yêu cầu người nhận thư thêm bạn vào danh sách liên lạc nếu có thể. Khi họ đã thêm bạn vào danh bạ thì việc gửi thư sẽ ít bị coi là spam vì các bộ lọc ghi nhận đó là email trao đổi bình thường giữa bạn bè.
Chỉ gửi thư đến những người thực sự muốn nhận mail. Hạn chế gửi email sai đối tượng (data khách hàng không rõ nguồn gốc/người không muốn nhận mail/người không đăng kí nhận mail). Nếu những người này đánh dấu email của bạn là spam thì địa chỉ mail của bạn sẽ bị đánh giá là có độ tin cậy thấp, tăng tỉ lệ mail vào spam box. Thường xuyên lọc lại danh sách khách hàng để loại bỏ những địa chỉ hủy đăng kí email của bạn, tránh làm phiền họ.
Email phải có liên kết hủy đăng kí để khách hàng có thể hủy đăng ký nhận thư bất cứ lúc nào. Nếu email có thêm phần người dùng tự cấu hình hủy nhận email như thế nào thì càng tốt (sẽ có mục riêng nói vấn đề này).

Khi bạn muốn triển khai kênh email marketing cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo bài viết này với các lưu ý ở trên mình nghỉ rằng nó sẻ giúp ích cho bạn trong việc tăng mức độ hiệu quả qua kênh tiếp thị gửi email marketing không bị spam, đồng thời giúp doanh nghiệp của bạn có nhiều chuyển đổi hơn, nhiều đơn hàng hơn. Ngoài ra để lựa chọn khung giờ gửi email marketing hiệu quả bạn có thể tham khảo bài viết này tại đây. Chúc bạn may mắn !